Hyvä hankesuunnitelma sisältää selkeän kuvauksen suunnitellusta rakennushankkeesta, sen tavoitteista, laajuudesta, aikataulusta ja kustannusarviosta yleisellä tasolla. Se toimii päätöksenteon pohjana ja ohjaa hanketta alusta loppuun. Tässä artikkelissa käymme läpi hankesuunnitelman keskeisimmät osat ja vastaamme yleisimpiin kysymyksiin sen laadinnasta ja käytöstä.
Mitkä ovat hankesuunnitelman keskeiset osat?
Hankesuunnitelma koostuu tyypillisesti hankkeen tavoitteiden määrittelystä, laajuuden kuvauksesta, alustavan aikataulun hahmottelusta sekä kustannuskehyksen arvioinnista. Lisäksi siihen kuuluvat vastuunjako, riskien tunnistaminen ja tarvittavat selvitykset, kuten rakenteiden kuntotutkimus tai putkiston kuntotutkimus.
Käytännössä hyvä hankesuunnitelma vastaa ainakin seuraaviin kysymyksiin:
- Mitä tehdään? Hankkeen sisältö ja laajuus selkeästi kuvattuna
- Miksi tehdään? Perustelut, kuten havaitut vauriot tai tekninen vanheneminen
- Milloin tehdään? Alustava aikataulu suunnittelusta toteutukseen
- Kuka tekee? Vastuuhenkilöt ja mahdolliset ulkopuoliset asiantuntijat
- Paljonko maksaa? Kustannuskehys yleisellä tasolla
Mitä tarkemmin nämä osa-alueet on dokumentoitu, sitä paremmin hanke pysyy hallinnassa ja sitä helpompi on perustella päätökset esimerkiksi taloyhtiön hallitukselle tai osakkaille.
Miksi hankesuunnitelma tehdään ennen rakennushankkeen aloittamista?
Hankesuunnitelma laaditaan ennen hankkeen käynnistämistä, koska se pakottaa määrittelemään tavoitteet ja reunaehdot ennen kuin resursseja sitoutuu. Ilman hankesuunnitelmaa rakennushanke lähtee helposti liikkeelle epäselvillä tavoitteilla, mikä johtaa aikatauluviivästyksiin, kustannusten kasvuun ja erimielisyyksiin vastuista.
Erityisesti taloyhtiöissä hankesuunnitelma on keskeinen viestintäväline. Se mahdollistaa läpinäkyvän päätöksenteon, kun osakkaat näkevät selvästi, mitä ollaan tekemässä ja millä perusteella. Suunnitelman avulla voidaan myös varmistaa, että tarvittavat kuntotutkimukset on tehty ennen lopullisia päätöksiä eikä hanketta käynnistetä puutteellisen tiedon varassa.
Hyvin laadittu hankesuunnitelma rakennushankkeen pohjaksi säästää rahaa pitkällä aikavälillä, koska se tunnistaa riskit ajoissa ja ohjaa resurssit oikeisiin kohteisiin.
Kuka vastaa hankesuunnitelman laatimisesta?
Hankesuunnitelman laatimisesta vastaa yleensä tilaaja eli esimerkiksi taloyhtiön hallitus isännöitsijän tuella. Käytännössä suunnitelman sisältö perustuu usein ulkopuolisten asiantuntijoiden tekemiin selvityksiin, kuten taloyhtiön kuntoarvioihin tai teknisiin tutkimuksiin.
Isännöitsijä koordinoi usein prosessia ja kokoaa tarvittavat tiedot yhteen. Teknisesti vaativissa hankkeissa mukaan otetaan rakennustekninen asiantuntija rakenteellisiin selvityksiin, joka osaa arvioida rakenteiden kunnon, korjaustarpeen kiireellisyyden ja sopivat toteutustavat. Mitä suuremmasta hankkeesta on kyse, sitä tärkeämpää on hyödyntää ammattilaisten osaamista jo suunnitteluvaiheessa.
Miten hankesuunnitelma eroaa kuntoarviosta tai PTS:stä?
Hankesuunnitelma, kuntoarvio ja pitkän tähtäimen suunnitelma (PTS) ovat eri asioita, vaikka ne liittyvät toisiinsa tiiviisti. Kuntoarvio on lähtötietojen keräämistä: siinä dokumentoidaan kiinteistön nykytila havainnoin ja mittauksin. PTS on kuntoarvioon perustuva suunnitelma tulevista korjaustarpeista usean vuoden ajalle. Hankesuunnitelma puolestaan on yksittäisen hankkeen toteutussuunnitelma.
Kuntoarvio hankesuunnitelman pohjana
Taloyhtiön kuntoarvio antaa kokonaiskuvan kiinteistön kunnosta ja nostaa esiin korjaustarpeet tärkeysjärjestyksessä. Kuntoarviossa tehdään kuntotarkastuksia, joissa havainnoista laaditaan raportti valokuvineen ja annetaan suosituksia korjaustoimenpiteistä. Tämä tieto toimii hankesuunnitelman lähtökohtana.
PTS ohjaa hankkeiden priorisointia
PTS eli pitkän tähtäimen suunnitelma listaa tulevat korjaukset ja niiden arvioidun ajankohdan tyypillisesti 10 vuoden aikajänteellä. Kun jokin PTS:ssä listattu korjaustarve aktivoituu, siitä laaditaan oma hankesuunnitelma, jossa mennään yksityiskohtaisemmalle tasolle. Hankesuunnitelma on siis PTS:n yksittäisen toimenpiteen tarkempi toteutusohjelma.
Mitä kustannustietoja hyvä hankesuunnitelma sisältää?
Hyvä hankesuunnitelma sisältää kustannuskehyksen yleisellä tasolla: arvion hankkeen kokonaiskustannuksista, niiden jakautumisesta suunnittelu-, toteutus- ja valvontakustannuksiin sekä mahdollisista rahoitusvaihtoehdoista. Tarkkoja urakkahintoja ei hankesuunnitelmavaiheessa ole, eikä ole tarkoituskaan olla.
On tärkeää ymmärtää, että kustannusarvio hankesuunnitelmassa on aina suuntaa antava. Sen tarkoitus on auttaa päätöksenteossa ja budjetoinnissa, ei korvata tarjouskilpailua. Kustannusarvion pohjana käytetään usein aiempia vastaavia hankkeita, asiantuntija-arvioita ja rakenteiden kuntotutkimuksista saatuja tietoja.
Kustannustiedot kannattaa esittää vähintään seuraavasti:
- Suunnittelukustannukset
- Rakennustyön kustannusarvio
- Valvonta ja projektinjohto
- Varaus yllättäville kustannuksille
Myös rahoituslähteet, kuten taloyhtiölaina, korjausavustukset tai osakkaiden vastikkeet, on hyvä mainita jo hankesuunnitelmassa.
Milloin hankesuunnitelmaa kannattaa päivittää?
Hankesuunnitelmaa kannattaa päivittää aina, kun hankkeen lähtötiedot muuttuvat merkittävästi. Tyypillisiä päivitystilanteita ovat uudet kuntotutkimustulokset, kustannustason muutokset, aikataulumuutokset tai hankkeen laajuuden tarkentuminen suunnittelun edetessä.
Erityisesti putkiston kuntotutkimus tai muu tekninen selvitys voi tuoda esiin tietoja, jotka muuttavat hankkeen laajuutta tai kiireellisyyttä olennaisesti. Tällöin hankesuunnitelma on syytä päivittää ennen kuin edetään tarjouskilpailuvaiheeseen tai jätetään tarjouspyyntö tai tehdään lopullisia päätöksiä.
Taloyhtiöissä hyvä käytäntö on tarkistaa hankesuunnitelma vähintään kerran vuodessa osana PTS:n päivitystä. Näin varmistetaan, että suunnitelmat vastaavat kiinteistön todellista tilaa ja ajankohtaisia kustannustasoja. Me Suomen Asiantuntijapalveluilla autamme taloyhtiöitä ja kiinteistönomistajia varmistamaan, että päätöksenteon pohjana on aina ajantasainen ja luotettava tieto kiinteistön kunnosta.
