Hankesuunnittelu on korjaushankkeen tärkein vaihe, koska siinä määritellään koko projektin laajuus, tavoitteet ja toteutustapa ennen kuin yhtään euroa käytetään varsinaiseen suunnitteluun tai rakentamiseen. Ilman huolellista hankesuunnittelua korjaushanke lähtee helposti väärille raiteille, mikä johtaa ylimääräisiin kustannuksiin, aikatauluviivästyksiin ja lopputulokseen, joka ei vastaa taloyhtiön todellisia tarpeita. Seuraavissa osioissa käymme läpi hankesuunnittelun keskeisimmät kysymykset, jotta taloyhtiösi voi lähteä korjaushankkeeseen luottavaisin mielin.
Mitä hankesuunnitteluvaiheessa päätetään?
Hankesuunnitteluvaiheessa päätetään korjaushankkeen tavoitteet, laajuus, toteutustapa, alustava aikataulu sekä karkea kustannusarvio. Se on vaihe, jossa muutetaan tunnistettu tarve konkreettiseksi toimintasuunnitelmaksi ennen varsinaisen suunnittelutyön käynnistämistä. Päätökset, jotka tehdään tässä vaiheessa, ohjaavat kaikkea, mitä hankkeen aikana tapahtuu.
Käytännössä hankesuunnittelussa vastataan muun muassa seuraaviin kysymyksiin:
- Mitä rakenteita tai järjestelmiä korjataan tai uusitaan?
- Tehdäänkö osittainen korjaus vai kokonaisuudistus?
- Millä aikataululla hanke toteutetaan?
- Miten hanke vaikuttaa asukkaiden arkeen?
- Tarvitaanko lisäselvityksiä, kuten kuntotutkimuksia, ennen suunnittelun aloittamista?
Hankesuunnittelun pohjana toimii usein aiemmin tehty taloyhtiön kuntoarvio tai kuntotutkimus, joka on dokumentoinut rakenteiden ja teknisten järjestelmien nykytilan. Esimerkiksi putkiston kuntotutkimus voi paljastaa, onko viemärijärjestelmän uusiminen välttämätöntä lähivuosina vai riittääkö pinnoitusratkaisu. Näiden havaintojen pohjalta hankesuunnittelussa voidaan tehdä perusteltuja ja kustannustietoisia päätöksiä.
Mitä tapahtuu, jos hankesuunnittelu jätetään tekemättä?
Jos hankesuunnittelu jätetään tekemättä tai se tehdään puutteellisesti, korjaushanke etenee ilman selkeää suuntaa. Tämä johtaa tyypillisesti laajuuden kasvamiseen kesken projektin, budjetin ylittymiseen ja päätöksiin, joita tehdään kiireessä ilman riittävää tietoa. Pahimmillaan koko hanke joudutaan keskeyttämään tai tekemään uudelleen.
Yleisimmät seuraukset huonosta tai puuttuvasta hankesuunnittelusta ovat:
- Laajuuden hallitsematon kasvu: Kun tavoitteita ei ole määritelty selkeästi, hankkeeseen lisätään jatkuvasti uusia töitä, jotka eivät alun perin kuuluneet suunnitelmaan.
- Kustannusylitykset: Ilman kunnollista lähtötilannetta kustannusarviot perustuvat oletuksiin, eivät faktoihin.
- Aikatauluongelmat: Epäselvät tavoitteet hidastavat päätöksentekoa ja pidentävät hanketta merkittävästi.
- Asukastyytymättömyys: Kun asukkaat eivät tiedä, mitä on tulossa ja milloin, luottamus hallitukseen heikkenee.
Hyvin tehty hankesuunnittelu ei ole ylimääräinen kustannus, vaan investointi, joka maksaa itsensä takaisin koko hankkeen sujuvuutena ja lopputuloksen laatuna.
Miten hankesuunnittelu eroaa muista suunnitteluvaiheista?
Hankesuunnittelu eroaa muista suunnitteluvaiheista siten, että se on strateginen vaihe, ei tekninen. Siinä ei vielä piirretä suunnitelmia tai valita materiaaleja, vaan päätetään, mitä tehdään ja miksi. Varsinainen tekninen suunnittelu, kuten rakenne- tai LVI-suunnittelu, alkaa vasta hankesuunnittelun jälkeen.
Korjaushankkeen vaiheet etenevät tyypillisesti seuraavassa järjestyksessä:
- Tarveselvitys: Tunnistetaan, että jokin rakenne tai järjestelmä vaatii toimenpiteitä.
- Hankesuunnittelu: Määritellään tavoitteet, laajuus, aikataulu ja toteutustapa.
- Suunnitteluvaihe: Arkkitehdit ja erikoissuunnittelijat laativat tekniset suunnitelmat.
- Rakentamisvaihe: Urakoitsijat toteuttavat suunnitelmat.
- Vastaanotto ja takuuaika: Työn laatu tarkistetaan ja takuuasiat hoidetaan.
Hankesuunnittelu on siis silta tarpeen tunnistamisen ja teknisen suunnittelun välillä. Se on vaihe, jossa kaikki sidosryhmät, hallitus, isännöitsijä, asukkaat ja asiantuntijat saadaan yhteiselle sivulle ennen kuin merkittäviä resursseja sitoutetaan hankkeeseen.
Kuka vastaa hankesuunnittelusta taloyhtiössä?
Taloyhtiössä hankesuunnittelun vastuu on ensisijaisesti hallituksella ja isännöitsijällä, mutta käytännön työ tehdään usein yhdessä ulkopuolisen asiantuntijan kanssa. Hallitus tekee lopulliset päätökset, mutta ilman teknistä asiantuntemusta päätökset voivat perustua puutteelliseen tietoon.
Tyypillisesti hankesuunnitteluun osallistuvat:
- Hallitus: Vastaa päätöksenteosta ja hyväksyy hankesuunnitelman.
- Isännöitsijä: Koordinoi prosessia ja toimii yhteyslinkkinä asiantuntijoiden ja hallituksen välillä.
- Rakennustekninen asiantuntija: Arvioi rakenteiden ja järjestelmien kunnon sekä antaa suosituksia korjaustoimenpiteistä.
- Asukkaat: Heidät tulee informoida ja tarvittaessa osallistaa, erityisesti silloin, kun hanke vaikuttaa merkittävästi asumiseen.
Me Suomen Asiantuntijapalveluilla tuemme taloyhtiöitä hankesuunnittelun pohjatyössä tekemällä kuntotutkimuksia ja rakennealan asiantuntijapalveluita, joiden avulla hallituksella on luotettava kuva kiinteistön todellisesta kunnosta ennen päätöksentekoa.
Milloin hankesuunnittelu kannattaa aloittaa?
Hankesuunnittelu kannattaa aloittaa heti, kun tarve korjaukselle on tunnistettu, mieluiten useita vuosia ennen suunniteltua toteutusta. Mitä aikaisemmin hankesuunnittelu käynnistetään, sitä paremmat edellytykset on tehdä harkittuja päätöksiä, kilpailuttaa suunnittelijat ja urakoitsijat rauhassa sekä varautua kustannuksiin pitkäjänteisesti.
Käytännön ohjenuorana voidaan pitää seuraavaa:
- Suuret hankkeet, kuten putkiremontit: Hankesuunnittelu kannattaa aloittaa vähintään kolme vuotta ennen suunniteltua toteutusta.
- Keskisuuret hankkeet, kuten julkisivukorjaukset: Kaksi vuotta etukäteen on hyvä lähtökohta.
- Pienemmät hankkeet: Vuosi etukäteen riittää yleensä hyvin.
Hyvä merkki siitä, että hankesuunnittelun aika on koittanut, on se, kun taloyhtiön kuntoarviossa tai rakenteiden kuntotutkimuksessa on nostettu esiin toimenpiteitä, jotka tulisi toteuttaa seuraavan viiden vuoden sisällä. Näiden havaintojen pohjalta on viisasta käynnistää hankesuunnittelu viipymättä, jotta taloyhtiö pysyy tilanteen herrana eikä joudu reagoimaan kiireessä. Pyydä tarjouspyyntö hankesuunnittelun tueksi ja varmista, että taloyhtiösi lähtee hankkeeseen oikeilla tiedoilla.
